Memeriksa dan memastikan Purchase Requisition (PR) berdasarkan permintaan internal yang telah disetujui oleh masing-masing kepala departemen.
Menyusun rencana pembelian tahunan dan bulanan berdasarkan kebutuhan produksi, stok minimum, dan jadwal produksi yang ditetapkan PPC.
Berkoordinasi dengan Departemen PPC, Produksi, dan Gudang untuk memperoleh data kebutuhan material secara akurat berdasarkan periode yang ditetapkan.
Melakukan identifikasi, seleksi, dan evaluasi pemasok berdasarkan kriteria mutu, harga, ketepatan pengiriman, dan layanan purna jual.
Menyusun dan memelihara Daftar Pemasok Tersetujui (Approved Vendor List/ AVL) yang telah memenuhi standar kualifikasi perusahaan.
Melakukan evaluasi pemasok secara berkala (minimal 6 bulan sekali) menggunakan formulir evaluasi pemasok sesuai prosedur QMS.
Mengelola hubungan kemitraan strategis dengan pemasok utama untuk menjamin ketersediaan material kritis.
Menerbitkan Purchase Order (PO) kepada pemasok yang telah tersetujui, dengan mencantumkan spesifikasi teknis yang jelas dan terukur.
Memastikan PO mencakup informasi lengkap: spesifikasi produk/material, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman yang disepakati.
Melakukan negosiasi harga, syarat, dan kondisi pembelian untuk memperoleh nilai terbaik bagi perusahaan.
Memantau status pesanan dan melakukan follow-up kepada pemasok untuk memastikan ketepatan waktu pengiriman.
Mengelola proses ekspedisi pengiriman barang dari pemasok hingga tiba di gudang.
Memastikan setiap material yang diterima dilengkapi dengan dokumen pendukung mutu seperti Certfiicate of Analysis, Certificate of Conformance, dan lain-lain.
Berkoordinasi dengan gudang / QC & design dalam pelaksanaan inspeksi penerimaan barang (incoming inspection) sebelum material digunakan dalam proses produksi.
Menangani dan mendokumentasikan proses retur barang (return to vendor) apabila material tidak sesuai spesifikasi.
Mendokumentasikan dan mengarsipkan seluruh rekaman pembelian meliputi: PO, invoice, delivery order, hasil evaluasi pemasok, dan laporan ketidaksesuaian.
