Job Responsibilities

1. Administrasi & Manajemen Jadwal

• Mengelola kalender Direktur, termasuk meeting, deadline project, tugas ad hoc, dan jadwal pribadi.

• Menyusun dan menjalankan sistem kalender serta workflow kerja yang terstruktur dan efisien.

• Menyiapkan briefing agenda dan jadwal Direktur setiap pagi serta rekap aktivitas mingguan setiap Jumat.

• Mengingatkan dan memonitor tenggat waktu penting seperti pajak, BPJS, payroll, cicilan, sewa, serta perpanjangan dokumen.

• Mengelola dan mengarsipkan dokumen perusahaan maupun pribadi secara rapi, baik secara fisik maupun digital.

2. Follow-up & Monitoring KPI

• Mengumpulkan dan merekap laporan KPI dari setiap divisi sesuai jadwal.

• Melakukan follow-up kepada staff terkait tugas, action items, dan deadline yang telah diberikan oleh Direktur.

• Memantau progres pekerjaan dan melaporkan keterlambatan, kendala, atau hal yang membutuhkan perhatian Direktur.

3. Keuangan & Tagihan

• Menyiapkan dan mengirim invoice serta memantau status pembayaran dan piutang.

• Memeriksa kesesuaian data dan nominal pada quotation, invoice, dan laporan sebelum dikirim atau diproses.

• Mencatat dan merekap transaksi serta pengeluaran pribadi Direktur, tanpa kewenangan melakukan pembayaran.

4. Sourcing & Kebutuhan Direktur

• Melakukan sourcing, perbandingan harga, dan pencarian vendor, barang, maupun jasa untuk kebutuhan kantor dan pribadi Direktur.

• Mengurus kebutuhan administrasi pribadi Direktur, seperti tagihan rumah, asuransi, appointment, servis, dan kebutuhan lainnya.

• Menyiapkan serta mengoordinasikan dokumen yang diperlukan untuk keperluan notaris, bank, maupun instansi pemerintah.

5. Tugas Lainnya

• Menangani tugas administratif, operasional, maupun ad hoc lainnya yang diberikan oleh Direktur sesuai kebutuhan.

Job Requirements

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Akuntansi, Keuangan, Administrasi, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Assistant to Director, Finance/Admin, AR/AP Admin, atau posisi sejenis.
• Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets, minimal menguasai SUM, VLOOKUP/XLOOKUP, Filter, dan Pivot Table dasar.
• Terbiasa menggunakan Google Calendar dan tools administrasi digital.
• Memiliki ketelitian tinggi dan terbiasa melakukan pengecekan serta menemukan ketidaksesuaian data.
• Mampu melakukan follow-up secara tegas, sopan, dan profesional.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun informasi pribadi Direktur.
• Mampu bekerja secara mandiri dengan instruksi minimal dan memiliki inisiatif yang baik.
• Memiliki kemampuan organisasi dan time management yang baik.
• Fleksibel dalam menangani berbagai kebutuhan dan tugas ad hoc.
• Memiliki komunikasi yang baik, profesional, dan mampu menjaga hubungan kerja dengan berbagai pihak.
• Bahasa Inggris pasif hingga aktif menjadi nilai tambah.
• Pengalaman menggunakan Trello, Notion, ClickUp, atau project management tools lainnya menjadi nilai tambah.
• Bersedia bekerja full-time di kantor Muara Karang, Pluit.